Einer der weiteren wichtigen offiziellen vorbereitenden Termine ist der Instruktionsabend beim Gildeschreiber. Zu diesem „Infoabend“ werden die Jung- und Altschaffer vom Gildeschreiber eingeladen, damit sie über alle anstehenden Aufgaben informiert werden.

Zu Beginn informiert der Gildeschreiber über die Gilde und die Anwesenden werden über Verhaltensformen, Bräuche und Sitten in der Gilde aufgeklärt. Selbstverständlich wird an dem Abend mit den Schaffern der gesamte Gildeablauf durchgesprochen und ihre Aufgaben zu den einzelnen Veranstaltungen beschrieben.

Ihnen werden die erforderlichen Unterlagen, wie z.B. die Instruktionen für den Vorstand, die Schafferaufgaben und der Zeitplan ausgehändigt. Viele der anstehenden Arbeiten sind von den Schaffern in eigener Regie auszuführen, verantwortlich sind immer die Altschaffer, die die Jungschaffer anlernen müssen. Dieser Abend ist der „offizielle“ Beginn der Gildevorbereitungen, also der Einstieg in das jährliche Gildefest. Nach dem ersten offiziellen Infoabend folgend noch weitere, die jeweils Vorstandsmitglieder für ihre „Nachfolger“ veranstalten.